教师将讲义和资料的打印需求发送给文印员，打印完成后文印员统一将文件放置于智能文件档案管理柜中，教师可随时取用，提高了文件处理的效率。

通过权限设置，指定专人才能访问敏感文件，确保考试材料在考前的保密性，大大提高了文件的安全性。

借助智能文件档案管理柜的录入统计和使用明细等各项数据数据，提高资源的查找分配效率，简化各部门间的协作流程。